La comptabilité de l’agent commercial est soumise au régime de la déclaration contrôlée. L’agent commercial est soumis aux règles comptables qui dépendent de son statut juridique. L’agent commercial exerçant son activité en libéral est soumis aux règles de la comptabilité recettes-dépenses.

Les obligations comptables de l’agent commercial

L’agent commercial, en tant que professionnel libéral, doit tenir :

  • un livre journal de recettes et dépenses.
  • un registre des immobilisations et des amortissements.

Ce registre ainsi que toutes les pièces justificatives doivent être conservés pendant un délai de six ans.
Le fait qu’un agent commercial soit lié par contrat à un commettant qui déclare toutes les commissions versées ne le dispense pas de la tenue du livre journal.
Il peut également tenir sa comptabilité grâce à un logiciel informatique de comptabilité qui doit respecter un certain cahier des charges.

 

Les recettes, notions et principes

Sont considérées comme imposables les sommes effectivement encaissées dans le cadre de votre activité, au cours de l’année civile d’imposition. Les recettes doivent être inscrites sur le livre journal lorsqu’elles sont effectivement encaissées.

 

Les dépenses, notions et principes

  1. Les dépenses doivent être doublement justifiées
    • Appuyées de pièces justificatives (factures, notes de débit).
    • Liées à l’exercice de la profession.
  2. Les dépenses doivent être réellement payées
    • Les dépenses ne sont déductibles que si elles ont été effectivement acquittées.
    • Les déductions forfaitaires de frais ne sont pas admises (exception pour les frais de voiture)
  3. Les dépenses doivent avoir été payées entre le 1er janvier & le 31 décembre de l’année d’imposition.
  4. Les dépenses doivent être nécessitées par l’exercice de la profession.
    Les dépenses qui peuvent être déduites des recettes, doivent avoir le caractère de charges nécessaires à l’acquisition du revenu
  5. Dépenses (non déductibles) ne constituant pas de charges.
    Certaines dépenses nécessaires à l’exploitation, bien qu’ayant un caractère professionnel, ne constituent pas des charges déductibles. Il s’agit entre autres : les achats d’immobilisations nécessaires à l’activité, le coût de l’acquisition d’une clientèle (carte, portefeuille), les avances, dépôts de garantie et dépôts de cautionnement, en raison de leur caractère restituable, les amendes pénales.
  6. Les dépenses mixtes
    a) Utilisation professionnelle et privée de biens et services : certaines dépenses sont engagées dans lecadre d’un usage mixte (professionnel et privé) – ex. dépenses afférentes aux voitures utilisées à titre professionnel et privé, loyers et charges se rapportant à un immeuble affecté pour partie à l’exercice de la profession et pour le surplus à l’habitation, ou femme de ménage utilisée pour le bureau et l’habitation. Ces dépenses sont en partie déductibles. Il convient donc d’en déterminer la part professionnelle.
    b) Dépenses communes à plusieurs activités : dans le cas de pluriactivités relevant de catégories de revenus différents (Salarié, BIC), l’agent commercial doit répartir les dépenses engagées indistinctement au prorata des recettes brutes de chaque activité.

 

Conseils pratiques

 

Téléphone

Pour des raisons comptables et fiscales, il est préférable d’ouvrir une ou plusieurs lignes téléphoniques uniquement professionnelles.

 

Local professionnel

Vous avez la possibilité de consacrer une partie de votre domicile à un usage professionnel et de passer une partie des frais afférents à votre habitation dans la comptabilité de votre agence. Une répartition doit être déterminée.

 

Banque

Pour des raisons de simplification, il est fortement conseillé d’ouvrir un compte bancaire uniquement pour l’exercice de votre profession afin d’enregistrer les mouvements (recettes et dépenses) concernant uniquement votre activité d’agent commercial.

 

Assurances

Suivant le secteur d’activité, il convient de voir avec votre assureur les risques relatifs à votre profession.
En particulier, l’agent commercial doit voir s’il a besoin d’une assurance responsabilité civile, d’une assurance de défense juridique etc… Il y a également lieu d’examiner les différents régimes complémentaires de maladie et prévoyance proposés par les assurances ou les banques